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入社手続きでは、雇用契約書の準備、PC・アカウントの手配、必要書類の回収、社内システムへの登録など、多くの確認作業が発生します。
Excelやメールで管理していると、対応漏れや進捗確認の手間が増えやすいのが課題です。
そこで活用したいのが、Power Automate です。
本記事では、Power Automateを使って入社手続きのチェックリストを自動管理する方法を紹介します。
入社手続きでよくある課題
● 必要書類の回収状況が分かりにくい● PC、メールアカウント、社員証などの手配漏れ
● Excelのチェックリストを毎回手作業で更新している
● 複数の社員の入社日の進捗管理が煩雑になる
１．Power Automateでチェックリスト管理を自動化できること
４．Power Automateでチェックリスト管理フローを作成する流れ
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１．Power Automateでチェックリスト管理を自動化できること
Power Automateを使えば、入社手続きに関するチェック項目を自動で作成・更新できます。
たとえば、Microsoft Formsに入社予定者の情報を入力すると、SharePointリストやExcelにチェックリストを自動作成することが可能です。
さらに、対応期限が近づいたらTeamsやOutlookに通知したり、完了状況を関係部署に共有できます。
具体例
●Formsに入社予定者情報を入力
●担当部署ごとにタスクを振り分け
●期限前にTeamsへ自動通知
●完了状況を一覧で確認
２．自動管理する入社手続きチェックリストの例
Formsでこのようなチェックリストを作成します。
| 分類 | チェック項目 | 担当部署 |
|---|---|---|
| 書類 | 雇用契約書の送付 | 人事 |
| 書類 | 必要書類の回収 | 人事 |
| IT | PCの手配 | 情報システム |
| IT | メールアカウント作成 | 情報システム |
| 総務 | 社員証の準備 | 総務 |
| 総務 | 座席・ロッカー準備 | 総務 |
| 教育 | 入社オリエンテーション案内 | 人事 |
３．PowerAutomate で入社手続きを自動化する流れ
Step１．入社予定者情報を登録する
Microsoft FormsやExcel、SharePointリストに、入社予定者の氏名、入社日、部署、雇用形態などを登録します。
Step２．チェックリストを自動作成する
登録された情報をもとに、入社手続きに必要な項目を自動で作成します。
雇用形態や配属部署によって、必要なチェック項目を分けると実務で使いやすくなります。
Step３．担当者へ自動通知する
PC手配は情報システム部門、社員証準備は総務部門など、担当者ごとにTeamsやOutlookで通知します。
Step４．期限前にリマインドする
入社日が近づいても未完了の項目がある場合、自動でリマインドを送信します。
これにより、対応漏れを防ぎやすくなります。
Step５．完了状況を一覧で確認する
SharePointリストやExcelで進捗を確認できるようにすれば、入社準備の状況を一目で把握できます。
４．Power Automateでチェックリスト管理フローを作成する流れ
１．チェックリストをSharePointリストで作成する
まず、入社手続きのチェックリストをSharePointリストで作成します。
項目には、入社予定者名、入社日、担当部署、チェック項目、対応状況、期限、担当者などを設定します。
対応状況は、以下のように選択式にすると管理しやすくなります。
● 未着手● 対応中
● 完了
● 確認待ち
Excelでも管理できますが、複数人で更新する場合はSharePointリストの方が運用しやすいです。
２．「項目が変更されたとき」をトリガーにする
Power Automateでは、SharePointリストの項目が更新されたタイミングでフローを開始できます。
たとえば、チェック項目の対応状況が「完了」に変更されたときに、次の処理を実行するように設定します。
フローの開始条件は、次のようなイメージです。
--------------
トリガー：
SharePointリストの項目が作成または変更されたとき
--------------
３．条件分岐で「完了」になった項目を判定する
次に、Power Automateの条件分岐を使って、対応状況が「完了」になっているかを確認します。
------------------
条件：
対応状況 が 「完了」 と等しい
------------------
条件に一致した場合のみ、Teams通知やメール送信などの処理を実行します。
これにより、項目が更新されるたびに不要な通知が飛ぶことを防げます。
４．担当者や関係部署へ自動通知する
チェック項目が完了したら、次の担当者へTeamsやOutlookで自動通知します。
たとえば、PC手配が完了したら、情報システム部門のアカウント作成担当者へ通知します。
-----------------
通知例：
〇〇さんのPC手配が完了しました。
次の作業として、メールアカウントの作成をお願いします。
入社日：〇月〇日
このように通知内容に入社日や対象者名を入れると、担当者がすぐに対応しやすくなります。
----------------
５．すべてのチェック項目が完了したら完了メールを送信する
最後に、対象者の入社手続きチェックリストがすべて完了したかを確認します。
すべての項目が「完了」になった場合は、人事・総務・情報システム部門などの関係者へ、入社準備完了メールを自動送信します。
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
通知例：
〇〇さんの入社準備がすべて完了しました。
入社日：〇月〇日
関係者は最終確認をお願いします。
これにより、「誰かが最終確認を忘れていた」といったミスを防ぎやすくなります。
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５．まとめ
入社手続きは、複数部署が関わるため、チェックリスト管理が煩雑になりやすい業務です。
Power Automateを活用すれば、入社予定者の登録、チェックリストの自動作成、担当者への通知、期限前のリマインド、完了通知までを自動化できます。
まずは、現在Excelやメールで管理している入社手続きの流れを整理し、繰り返し発生している作業から自動化を検討してみましょう。
Power Automateによるチェックリスト自動化は、人事業務・総務業務の効率化に役立つ実践的な方法です。
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６. 次のステップ（研修のご案内）
「この作業も自動化できるかな？」というご相談や、部署全体での内製化に向けた研修も承っています。
