Outlookの添付ファイルを自動でSharePointに保存する

　Microsoft３６５に搭載されている、Power Automateを学ぶことは、個人としての業務効率化のスキルを身につけるだけでなく、職場での価値を高める大きなチャンスでもあります。

　迅速な業務遂行を求められる中で、Power Automateのスキルを持つことは、手作業で時間のかかる業務を自動化し、ミスを減らすだけでなく、業務プロセスの改善にも貢献します。

　IT部門に限らず、あらゆる職種で求められるスキルとして重宝されるでしょう。

今回のテーマは、こんな方におすすめです。

・メールの添付ファイルを組織で共有したい

・添付ファイルの保存漏れや保存先間違いを防ぎたい

・Power Automateの活用事例を学びたい

1.    Outlookメールの添付ファイルを自動的に保存する概要
2.    作成の手順
3.    応用のポイントと活用シーン
4.    まとめ

Power Automate リスキリング研修の概要（アーカイブ）の一部をご覧になりたい方は、こちらのフォームから視聴希望のご連絡をいただきましたら、アーカイブのリンクをメールにてご案内いたします。 ブラウザから特定のテキスト情報を抽出する方法について解説しています。 （視聴時間 約８分）

 

マクロとRPAとの違い RPAの活用パターンを掲載 !

Outlookメールの添付ファイルを自動的に保存する概要

　今回ご紹介する概要は、「Outlookメールを受信」→「添付ファイル取得」→「SharePointに自動保存」という流れのフローです。

　Power Automateでクラウドフローを構築し、SharePointで保存先の設定を行います。

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作成の手順

① フローの作成

Power Automateポータル（https://flow.microsoft.com）にアクセスし、
「自動化されたクラウドフロー」→ トリガーに「Outlook に新しいメールが届いたとき（V3）」を選択します。

② トリガーの設定

以下のように設定します。

対象フォルダ：受信トレイ、もしくは、任意で設定した受信フォルダ

添付ファイルの有無：はい

添付ファイルの取得：はい

※必要に応じて、件名や送信者などの条件でフィルターをかけてもOKです。

③ SharePointにファイル保存アクションを追加

新しいステップで「ファイルの作成（SharePoint）」を選択し、以下の設定を行います。

サイトアドレス：対象となるSharePointサイトを設定

フォルダー パス：SharePointサイトの保存先となるドキュメントフォルダを設定

ファイル名：指定の添付ファイル名 を動的コンテンツから選択します。

ファイルの内容：添付ファイルのコンテンツ を選択

添付ファイルが複数ある場合、自動的にループ（繰り返し処理）が作成されます。

応用のポイントと活用シーン

実際の業務は複雑な条件や状況に対応しないといけないです。それぞれの部門における活用シーンを念頭に、以下のような応用のポイントを加えて、フローを作成してもいいでしょう。

✅効率化のための応用ポイント
条件分岐を活用：特定の送信者や件名のみを対象にする
フォルダの自動分類：送信者名や日付ごとにフォルダを分けて保存する
ファイル名に日時を追加：これによって同じ名前のファイルの上書きを防止する

✅ 活用シーンの例
人事部門：応募書類を自動でSharePointフォルダに保存
営業部門：注文書などの重要書類を取引先ごとに管理
総務部門：請求書・納品書などの書類管理を自動的に保存

まとめ