Microsoft FormsとPower Automateを活用した自動返信メールの設定方法

　今回は、Microsoft FormsとPower Autmateを使って、アンケート回答者へを自動返信メールを送る方法についてお届けします。

Microsoft FormsとPower Automateを活用した自動返信メールの設定方法

　RPAを学ぶことは、業務効率化のスキルを身につけるだけでなく、職場での価値を高める大きなチャンスでもあります。

　DXが進む現代において、迅速で正確な業務遂行を求められています。その中でRPAのスキルを持つことは、手作業による時間のかかる業務を自動化し、ミスを減らすだけでなく、業務プロセス全体の改善にも貢献できる強力なツールとなります。

　RPAを学ぶことは、IT部門に限らず、あらゆる職種で求められるスキルとして重宝されるでしょう。

Microsoft Formsでの効率的な顧客対応

　Microsoft Formsは、顧客アンケートやフィードバックの収集に便利なツールですが、回答後の顧客対応が手動だと、迅速な対応が難しい場合があります。例えば、フォームへの回答を受け取る度に手動でメールを送信するのは手間がかかります。

PowerAutomateを使った自動返信メールの設定

　Microsoft FormsとPower Automateを組み合わせることで、フォームの回答受信後に自動でメールを返信するシステムを構築できます。

フォーム回答の受信データをトリガーとしてメール送信プロセスを自動で開始することが可能です。

１．フロー名を設定
２．「新しい応答が送信されるとき」を設定
３．「応答の詳細を取得する」＞「フォームID」「応答ID」を設定
４．「動的なコンテンツの追加」で「Office365Outlook」＞「メールの送信（V２）」

　　を設定
５．「メールの送信（V2）」＞「宛先（アンケート結果のメールアドレスを選択）」

　　「件名（例：アンケート結果ありがとうございます）」「本文（パラメータで、宛先（会社名、氏名）を入力、本文を入力）」を設定

⇒アンケートに回答して、自動メールが来るか確認します

この仕組みを使うことで、例えば「回答ありがとうございます」というカスタマイズ可能な返信メールを即座に送信でき、回答が完了したことを確認できます。

まとめ

　Microsoft FormsとPower Automateとの組み合わせにより、自動返信メールシステムを構築することで、迅速な顧客対応が可能になります。

　手動でのメール返信が不要になることで、顧客（回答者）が、Microsoft Formsアンケートへの回答が完了したことを確認でき、業務効率化とコスト削減できます。