GPT を使用して顧客のメールへ返信

GPTで効率アップ！承認ステップを組み込んで顧客へメール返信

1.    顧客メール対応をGPTで効率化する方法
2.    人の承認ステップが重要な理由
3.    フロー構築の具体例
4.    まとめ：GPTで働き方をスマートに

顧客メール対応をGPTで効率化する方法

GPTは、受け取ったメールに対して適切な返信文を生成する優れた能力を持っています。例えば、以下のような活用が可能です。

１．テンプレートの自動作成：メール内容に基づいて適切な文面を提案
２．迅速な対応：手作業では時間がかかる返信文の作成を短時間で完了
３．柔軟な対応：カスタマイズ可能な返信文で、顧客ごとに異なるニーズにも対応

人の承認ステップが重要な理由

AIが生成したメール文は非常に高品質ですが、完全な自動化は慎重に進める必要があります。人間によるレビューと承認ステップを組み込むことで、以下のようなリスクを回避できます。

フロー構築の具体例

GPTを活用した顧客対応フローを具体的に見てみましょう。

今回は、以下のプロセスで実行していきます。

１．顧客からのメールを受信
２．GPTで返信文を生成
３．Microsoft Dataverseで承認フローを管理
４．承認後に返信メールを送信

Microsoft Dataverseの設定
顧客データや承認フローの管理用エンティティを作成します。

（例：「Pending Approvals」テーブル）。

必要なフィールドは以下のとおりです。

メールアドレス、メール内容、生成された返信文、承認ステータス、承認者。

Office３６５ Outlookの設定
メールの受信トリガーを設定します。

（Power Automateで「新しいメールが届いたとき」のトリガーを使用します）

Office ３６５ Usersの設定
承認者の情報を取得するために使用します。

プロセスフローを設定

Step １ メール受信（トリガー設定）
　・Power Automateで「When a new email arrives (V３)」トリガーを設定し、指定のメールフォルダを監視します。
　・トリガーの条件で、「特定の送信者」や「件名のキーワード」をフィルタリングします。

Step２: GPTで返信文を生成
　１．AIサービスの呼び出し
　　・GPTのAPIをPower AutomateのHTTPアクションで呼び出します。
　　・メール内容（本文）をGPTに送信し、返信文を生成します。
　　・生成された返信文をDataverseの「Pending Approvals」テーブルに保存します。

Step ３: 承認フローの開始
　１．Dataverseに承認リクエストを登録
　　「Pending Approvals」テーブルに以下の情報を記録します。
　　　・顧客のメールアドレス
　　　・受信メールの内容
　　　・GPTが生成した返信文
　　　・承認者の名前（Office ３６５ Usersで取得）。

　２．承認依頼を通知
　「Office ３６５ Outlook」を使用して、承認者にメールを送信します。メールには以下を含めます。
　　　・顧客のメール内容
　　　・GPTが生成した返信文
　　　・承認用リンク（例：Power AppsやMicrosoft Teamsのリンク）。

Step４: 承認ステップ
　１．承認者が返信文を確認
　　　・承認者はDataverse（またはPower Apps）で返信文を確認し、必要に応じて返信文を修正します。

　　　・承認または却下を選択します。

　２．Dataverseのステータス更新
　　・承認済み：次のステップ（メール送信）に進む。
　　・却下：再生成や手動修正が必要であることを通知。

Step ５: 返信メールの送信
　１．承認済みのメールを送信
　　・Dataverseの承認済みレコードを確認。
　　・「Office ３６５ Outlook」の「Send email (V2)」アクションで返信文を顧客に送信します。
　　・送信完了後、Dataverseのステータスを「完了」に更新。

　２．通知を送信
　　・承認者および関係者に、返信が完了した旨の通知を送信します。

まとめ　GPTで働き方をスマートに

GPTを使ったメール対応は、業務効率化だけでなく、ストレス軽減にもつながります。メール作成に割く時間を削減し、空いた時間を他の業務や自己研鑽に充てることが可能になります。

AIと人間の力を組み合わせることで、よりスマートで効率的な働き方を実現しましょう。顧客対応の質を向上させつつ、業務負担を軽減する新しい方法をぜひお試しください！

次回も業務効率化に役立つ情報をお届けします。どうぞお楽しみに！