ExcelのメールアドレスをPower Automateで抜き出して自動メール（添付ファイル付き）を送信する方法

ExcelのメールアドレスをPower Automateで抜き出して自動メールを送信（添付ファイル付き）する方法

1.    SNSで話題！Power Automateの特徴とは？
2.    Excelからメールアドレスを抜き出す方法
3.    自動メール送信を成功させる7つのステップ
4.    まとめ：SNSを活用して効率化を実現

Power Automate リスキリング研修の概要（アーカイブ）の一部をご覧になりたい方は、こちらのフォームから視聴希望のご連絡をいただきましたら、アーカイブのリンクをメールにてご案内いたします。 ブラウザから特定のテキスト情報を抽出する方法について解説しています。 （視聴時間 約８分）

SNSで話題！Power Automateの特徴とは？

最近、SNSで「#業務効率化」や「#PowerAutomate活用」といったタグが賑わっています。多くのユーザーが、自身の業務効率化の成功事例を投稿しており、特にメール送信やデータ処理の自動化が注目されています。

Power Automateの最大の特徴は、ノーコードで自動化フローを作成できる点です。初心者でも簡単に扱えるインターフェースで、応用すれば高度な自動化も可能です。この柔軟性が、幅広いユーザーに支持されている理由です。

Excelからメールアドレスを抜き出す方法

まず、Excelに記載されているメールアドレスを自動的に取得する方法について見ていきましょう。

データ整備
Excelでデータを整理します。たとえば、「名前」「メールアドレス」「部署」といった列を用意し、メールアドレスのデータが正確に記載されていることを確認しましょう。
Power Automateでは、Excelファイルをそのまま読み込むことはできないので、読み込む範囲をしてして、テーブル化する必要があります。



Power Automateの活用
Power Automateを使って、Excel Onlineから特定の列（メールアドレス）を抜き出すフローを作成します。特徴的なのは、データを手動でコピーする必要がなく、ツールが自動で必要な情報を取得してくれる点です。

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自動メール送信（添付ファイル付き）を成功させる７つのステップ

Excelから取得したメールアドレスを使い、メールを自動送信する仕組みを作りましょう。以下の手順を参考にしてください。

１．フローの作成
Power Automateで新しいフローを作成します。インスタントクラウドフローを選び、手動でフローをトリガーします、で設定します。

２．データ取得の設定
「Excel Online」コネクタを使って、「表内に存在する行の一覧を表示」から、対象のテーブル名を指定します。

３．各項目の初期化
テーブルで入力されている項目が、No、会社名、氏名、メールアドレス,、請求書ファイルのパス、請求書ファイルのファイル名、だとしたら、それぞれの項目を初期化します。

「変数の初期化」を選んで、順番に初期化設定します。

名前：項目名（会社名、氏名など）、種類：文字列、で設定します。

４．それぞれに適用する、を設定

条件＞コントロールを設定します。

「以前の手順から出力を選択」で「value/body」を選択します。

続いて、変数の設定で、No、会社名、氏名、メールアドレス,、請求書ファイルのパス、請求書ファイルのファイル名を設定します。

名前は、：項目名（会社名、氏名など）、種類は動的コンテンツからテーブルで設定した項目で設定します。

５．条件の設定

テーブル内で、メールアドレスが空でなければ、メールが配信される、という設定にします。パスによるコンテンツの取得で、OneDrive、もしくは、SharePointで設定した、パスを取得します。

６．メール送信のカスタマイズ

「Outlook」を使用して、メールを送信する設定を行います。
件名や本文は、Power Automateの動的コンテンツ機能を使って個別化できます。「△△株式会社　〇〇様」といった差し込み変数を設定すれば、個別に宛先を変えたメールをまとめて送信できます。

トリガーを設定すれば、任意のタイミングでも、スケジュールを設定して自動的に送信することも可能です。

７．送信した後のテーブルの更新

送信完了後、送信された証跡を残すために、テーブルに「送信OK」と記載をさせることができます。

※フロー完成イメージ

まとめ：SNSを活用して効率化を実現

Power Automateは、Excelやメール送信を効率化するのに非常に便利なツールです。その特徴である「ノーコード設計」と「幅広い連携性」により、多様な業務で活躍します。さらに、SNSを活用することで、コミュニティから新たなアイデアを得たり、問題解決のヒントを得たりすることができます。

まずは簡単なフローを試し、小さな成功体験を積み重ねてみましょう。SNS上で共有すれば、同じ目標を持つ仲間とのつながりも生まれるはずです。

手動作業に時間を取られる日々から解放されるために、今日からPower Automateを始めてみませんか？

次回も業務効率化に役立つ情報をお届けします。どうぞお楽しみに！

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