【Power Automate】請求書・見積書メールの添付を自動保存し、台帳（SharePoint/Excel）へ自動記録する方法

総務・営業事務で扱う「請求書・見積書の添付保存／台帳更新」を、Power Automate（クラウドフロー）で自動化します。

全体像（完成イメージ）は、以下のとおりです。

１．Outlookにメールが届く（トリガー）

２．件名や差出人で「請求書／見積書」だけを判定（条件）

３．添付ファイルを1つずつ保存（SharePoint/OneDrive）

４．台帳へ1行追加（SharePointリスト or Excel）

５．失敗時は通知（Teams/メール）※任意

こんな方におすすめです。

・月末月初、請求書の回収・保存・転記が手間

・「誰がどの請求書を保存したか」履歴が追えないことがある

・添付ファイルの保存漏れ・重複保存・ファイル迷子になることがある

・共有フォルダ運用が属人的で、引き継ぎが大変

１．事前準備（最初にここを整えます）

1) 保存先フォルダを用意

SharePointで保存する場合
ドキュメントライブラリに「請求書」「見積書」などのフォルダを作成します。

OneDriveで保存する場合
同様の名前をつけてフォルダを作成します。

2) 台帳を用意（おすすめはSharePointリスト）

**SharePointリスト台帳（推奨）**の列例：

・受信日時（日時）
・種別（請求書/見積書 など）
・取引先名（テキスト）
・件名（テキスト）
・差出人（テキスト）
・添付ファイル名（テキスト）
・保存先URL（ハイパーリンク）
・処理ステータス（成功/失敗）
・メモ（任意）

※Excel台帳の場合は、同じ列をExcelテーブルとして作成しておきます（“テーブル化”が必須です）。

２．手順：Power Automateでフローを作る（SharePoint台帳版：おすすめ）

Step 1：Outlookでトリガーを設定

Power Automateで「自動化されたクラウド フロー」を作成し、トリガーは以下を選びます。

・Outlook：「新しいメールが届いたとき (V３)」等

※自分宛ての受信トレイだけでなく、業務で多いのは共有メールボックスです。共有メールボックスの場合は権限や接続設定の落とし穴があるため、運用に合わせて後述の注意点も確認してください。

Step 2：「請求書・見積書」に絞る（条件分岐）

次に「条件（Condition）」を入れて、件名や本文にキーワードが含まれる場合だけ後続処理を動かします。

例（件名判定）：

・件名に「請求書」または「見積」が含まれる場合 → 処理する

・それ以外 → 何もしない（終了）

※最初は件名判定だけで十分です。慣れてきたら「差出人ドメイン」「特定取引先のみ」など条件を追加します。

Step 3：添付ファイルを「１件ずつ」処理する

添付は複数付くことがあるため、添付配列に対して繰り返し（Apply to each）を使います。

・「各添付ファイル」→「保存」→「台帳に記録」

Step 4：添付ファイルをSharePointに保存する

アクション例：

SharePoint：「ファイルの作成」

ここで重要なのがファイル名の付け方です。
メール件名には /:*?"<>| などSharePointで使えない文字が混ざることが多いので、次のどちらかで事故を防ぎます。

・ファイル名は「添付ファイル名」だけを使う

・どうしても件名を入れたい場合は、禁止文字を置換してから使う

また、重複を避けるために以下が有効です。

ファイル名に「受信日時（yyyyMMdd_HHmmss）」を付与

Step 5：台帳（SharePointリスト）へ１行追加する

アクション例：

SharePoint：「項目の作成」

列に埋める値の例：

・受信日時：メールの受信日時
・種別：請求書/見積書（条件分岐で固定値でもOK）
・件名：メール件名
・差出人：差出人アドレス
・添付ファイル名：添付名
・保存先URL：作成したファイルのリンク（取得できる範囲でOK）
・ステータス：成功

Step 6：テスト方法（最初の動作確認）

１．テスト用に「請求書」などの件名で、自分宛てに添付付きメールを送る
２．保存先にファイルができるか確認
３．台帳に1行追加されるか確認
４．添付が複数のケースでも期待通りか確認

３．代替案：Excel台帳版（Excel Onlineのテーブルに追記）

SharePointリストが使えない場合は、Excel台帳でも実現可能です。

・Excel Online（Business）：「表に行を追加」

注意点

・Excelは「テーブル」でないと行追加できません

・複数人が同時に触ると競合しやすいので、台帳用途はSharePointリストの方が安定します

４．よくある躓き

１) 共有メールボックスのメールを拾えない

共有メールボックスの権限（フルアクセス/送信）や接続設定が原因になりがちです
       → まずは「自分の受信トレイ」で成功させてから共有対応に広げるのがおすすめです。

２) ファイル作成で失敗する（パス／ファイル名）

・件名に禁止文字が含まれる
・フォルダの権限が不足
・既存ファイル名と重複
　　　→ 日時付与＋件名をそのまま使わない”で多くが解決します。

３) 台帳に記録されない

・Excelがテーブル化されていない
・SharePointリストの列型が合っていない（日時/リンクなど）
　→ 列型をシンプルにしてから拡張すると安定します。

５．まとめ（運用のコツ）

Power Automateを使えば、請求書・見積書の「保存」と「台帳記録」をほぼ自動化できます。
最初はシンプルに「特定件名＋添付保存＋台帳追記」まで作り、運用しながら条件分岐や通知を追加するのが成功パターンです。

以下の点を抑えて、使い続けられる形にします。

・「成功/失敗」を台帳に残す（あとから追える）
・失敗時だけTeamsやメールで通知する（放置を防ぐ）
・保存先のフォルダ設計は「年度/月/取引先」など、検索しやすく揃える
・例外（添付なし、ZIP、パス付きPDFなど）の扱いを決めておく

次におすすめの記事

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Forms受付→自動返信→担当通知→進捗管理（問い合わせ対応の型）

６. 次のステップ（研修のご案内）

「この作業も自動化できるかな？」というご相談や、部署全体での内製化に向けた研修も承っています。