2022年度末には、年商50億円以上の大・中規模企業では50％ちかくがRPAを導入すると予測されており、中小企業でも導入が広がりをみせています。
しかし、導入した企業がすべてが成功しているわけではなく、効果がないという企業や、思っていたよりも効果が小さいなど、導入に失敗したという企業も少なくありません。
「失敗する原因」と「成功するためのポイント」を解説します。
「なんでも自動化できる」と漠然とした理解で導入してしまうと、実際には人の判断が必要であったり、そもそもデータ化されていない業務であったりと、壁にぶつかるケースが多くあります。
RPAが得意とする業務はなんなのか、現行業務の中からRPAが活用できる業務はどこなのか、きちんと理解をする必要があります。
・RPAの機能、得意業務がなにかを十分に理解する
・現行業務を洗い出し、自動化する優先順位を整理する
RPAで自動化することで残業時間が削減でき、人件費の削減につながります。
定量的効果は、誰から見ても分かりやすく、明確に示すことができます。
しかし、定量的なところばかりではなく、単純作業の繰り返しや、給与・請求書などのミスの許されない作業から解放され、精神負荷の軽減に効果があることも評価する必要があります。
RPAはまず定性的な効果が先に出始め、定着してあとから定量的効果が大きくなっていきます。
成果が上がらないといって早々に失敗したと諦めてしまい、ITツールを活用する機会を損失しないようにしましょう。
・定量的成果と定性的成果を評価する
・経営陣や現場に定性的な成果を示す
情報システム部などの情報部門が旗を振ってRPAを導入・開発・運用までするケースがあります。
大手ではこの方法で問題ありませんが、情報システム担当者が１～２名の会社ではなかなかうまくいきません。
一般的な基幹システムとちがい、RPAの開発・運用は一度作成すればおわりではありません。
作成したRPAに対して不具合の修正や取り扱いファイルの様式変更などに対応するための定期的なメンテナンスが必要になります。
RPAの開発・運用には、業務の知識の正しく理解している必要があるため、開発者に求められる役割が大きく、負担になる傾向があります。
認識のズレから生じる修正が手間となり、次第にはその共有もされなくなり、失敗に終わってしまうケースがあります。
しかし、新しいシステムやツールに不慣れな場合、初歩的なところで詰まってしまい、手が止まってしまいます。
インターネットで検索してもピンポイントでやりたいことを見つけるのはまだ難しい状況です。
社内で相談できる仲間が３～５名いることが望ましいです。
・開発者＝現場作業者
・３～５名のグループではじめる
正しい知識があればRPAで大きな効果が期待できます。
ルーチン業務から解放されるだけでなく、ITスキルに苦手意識をもっている現場作業者のITリテラシー向上にもつながります。
使い方を理解するまでは覚悟が必要ですが、慣れてくれば簡単なロボットは数分で作成できるようになります。
独学で学ぶ自信のない方は研修を活用するのもひとつの手です。
当社でも6週間ではじめるRPA導入研修を提供しております。
ご興味ある方はサイトをのぞいてみてください。
成功体験を通じて会社のDX化の足掛かりとしてRPAに挑戦してみましょう！