こんにちは！今回は、業務効率化を目指す方におすすめの「Power Automate」を使った自動化術をご紹介します。
皆さま、日々の業務の中でメール対応に時間を費やしていませんか？
顧客対応は慎重さが求められる一方で、迅速さも求められる大切な仕事です。そんな中、AI技術のGPTを活用することで、メールの抜け漏れを防ぎ、メール対応の効率化を図ることができます。
Power Automateの便利な機能を組み合わせて、作業を効率的に進めるヒントとしてご覧ください！
1. 顧客メール対応をGPTで効率化する方法2. 人の承認ステップが重要な理由3. フロー構築の具体例4. まとめ：GPTで働き方をスマートに
GPTは、受け取ったメールに対して適切な返信文を生成する優れた能力を持っています。例えば、以下のような活用が可能です。
１．テンプレートの自動作成：メール内容に基づいて適切な文面を提案２．迅速な対応：手作業では時間がかかる返信文の作成を短時間で完了３．柔軟な対応：カスタマイズ可能な返信文で、顧客ごとに異なるニーズにも対応
AIが生成したメール文は非常に高品質ですが、完全な自動化は慎重に進める必要があります。人間によるレビューと承認ステップを組み込むことで、以下のようなリスクを回避できます。
GPTを活用した顧客対応フローを具体的に見てみましょう。
今回は、以下のプロセスで実行していきます。１．顧客からのメールを受信２．GPTで返信文を生成３．Microsoft Dataverseで承認フローを管理４．承認後に返信メールを送信
Microsoft Dataverseの設定顧客データや承認フローの管理用エンティティを作成します。
（例：「Pending Approvals」テーブル）。
必要なフィールドは以下のとおりです。
メールアドレス、メール内容、生成された返信文、承認ステータス、承認者。
Office３６５ Outlookの設定メールの受信トリガーを設定します。
（Power Automateで「新しいメールが届いたとき」のトリガーを使用します）
Office ３６５ Usersの設定承認者の情報を取得するために使用します。
プロセスフローを設定
Step １ メール受信（トリガー設定） ・Power Automateで「When a new email arrives (V３)」トリガーを設定し、指定のメールフォルダを監視します。 ・トリガーの条件で、「特定の送信者」や「件名のキーワード」をフィルタリングします。
Step２: GPTで返信文を生成 １．AIサービスの呼び出し ・GPTのAPIをPower AutomateのHTTPアクションで呼び出します。 ・メール内容（本文）をGPTに送信し、返信文を生成します。 ・生成された返信文をDataverseの「Pending Approvals」テーブルに保存します。
Step ３: 承認フローの開始 １．Dataverseに承認リクエストを登録 「Pending Approvals」テーブルに以下の情報を記録します。 ・顧客のメールアドレス ・受信メールの内容 ・GPTが生成した返信文 ・承認者の名前（Office ３６５ Usersで取得）。
２．承認依頼を通知 「Office ３６５ Outlook」を使用して、承認者にメールを送信します。メールには以下を含めます。 ・顧客のメール内容 ・GPTが生成した返信文 ・承認用リンク（例：Power AppsやMicrosoft Teamsのリンク）。
Step４: 承認ステップ １．承認者が返信文を確認 ・承認者はDataverse（またはPower Apps）で返信文を確認し、必要に応じて返信文を修正します。
・承認または却下を選択します。
２．Dataverseのステータス更新 ・承認済み：次のステップ（メール送信）に進む。 ・却下：再生成や手動修正が必要であることを通知。
Step ５: 返信メールの送信 １．承認済みのメールを送信 ・Dataverseの承認済みレコードを確認。 ・「Office ３６５ Outlook」の「Send email (V2)」アクションで返信文を顧客に送信します。 ・送信完了後、Dataverseのステータスを「完了」に更新。
２．通知を送信 ・承認者および関係者に、返信が完了した旨の通知を送信します。
GPTを使ったメール対応は、業務効率化だけでなく、ストレス軽減にもつながります。メール作成に割く時間を削減し、空いた時間を他の業務や自己研鑽に充てることが可能になります。AIと人間の力を組み合わせることで、よりスマートで効率的な働き方を実現しましょう。顧客対応の質を向上させつつ、業務負担を軽減する新しい方法をぜひお試しください！次回も業務効率化に役立つ情報をお届けします。どうぞお楽しみに！