Power Automateというと、「承認フロー」や「ファイル保存の自動化」といったバックオフィス向けのツールで使われます。
しかし、Microsoft formsやOutlookなどの問い合わせへの初動を自動化する、という使い方があります。
お問い合わせが届いた瞬間に
・お客様へ自動で一次返信
・社内へ即時通知
という仕組みです。
本記事では、Microsoft Forms × Power Automate × Teams を使い、問い合わせ対応の仕組みを解説します。
今回構築するフローは以下のとおりです。
① お問い合わせフォームに入力が入る
↓
② Power Automateが起動
↓
③ お客様へ自動返信メールを送信
↓
④ 社内Teamsへ即時通知
※ 返信後の対応（電話・個別返信）は、人が行います。
今回使用するツールはこちらです。
・Microsoft Forms（お問い合わせフォーム）
・Power Automate
・Outlook（メール送信）
・Microsoft Teams（社内通知）
※ すべて Microsoft ３６５ 標準範囲で対応可能です。
① 定型返信は“簡潔”が正解
詳細な説明は書かず、「受け取った」「必ず連絡する」だけで十分です。
送信が受け付けられたということを認識してもらうことが重要です。
② Teams通知で属人化を防ぐ
個人宛てメールではなく、チームチャネルへ通知します。
これだけで「誰も見ていない」が防げます。
③ 後から機能拡張できます
・問い合わせ内容で分岐する
・担当部署ごとに通知先変更する
・SharePointやExcelへ履歴を保存する
すべてPower Automateで後から設定可能です。
今回のように、
受信、一次返信、社内共有
この３点だけでも、Power Automateで自動化することで、対応スピード向上、ミス防止、業務負荷軽減、という効果が実感できます。
「人が判断すべき部分」と「システムに任せてよい部分」を切り分ける、第一歩として、問い合わせ対応の自動化はおすすめです。
「この作業も自動化できるかな？」というご相談や、部署全体での内製化に向けた研修も承っています。