こんにちは！今回は、業務効率化を目指す方におすすめの「Power Automate」を使った自動化術をご紹介します。
Excelオンラインに記載されたメールアドレスを抜き出し、効率的にメールを送信する方法について詳しく解説します。この技術は、SNSでも注目されており、使いやすさと応用性が話題になっています。
Power Automateの便利な機能を組み合わせて、手動作業から解放されるヒントをぜひご覧ください！
1. SNSで話題！Power Automateの特徴とは？2. Excelからメールアドレスを抜き出す方法3. 自動メール送信を成功させる7つのステップ4. まとめ：SNSを活用して効率化を実現
知識の取得ではなく、お客様の実際の業務プロセスの効率化を目的としています。「事業展開等リスキリング支援コース」に合わせたカリキュラムの提供も可能です。
最近、SNSで「#業務効率化」や「#PowerAutomate活用」といったタグが賑わっています。多くのユーザーが、自身の業務効率化の成功事例を投稿しており、特にメール送信やデータ処理の自動化が注目されています。
Power Automateの最大の特徴は、ノーコードで自動化フローを作成できる点です。初心者でも簡単に扱えるインターフェースで、応用すれば高度な自動化も可能です。この柔軟性が、幅広いユーザーに支持されている理由です。
まず、Excelに記載されているメールアドレスを自動的に取得する方法について見ていきましょう。
データ整備Excelでデータを整理します。たとえば、「名前」「メールアドレス」「部署」といった列を用意し、メールアドレスのデータが正確に記載されていることを確認しましょう。Power Automateでは、Excelファイルをそのまま読み込むことはできないので、読み込む範囲をしてして、テーブル化する必要があります。Power Automateの活用Power Automateを使って、Excel Onlineから特定の列（メールアドレス）を抜き出すフローを作成します。特徴的なのは、データを手動でコピーする必要がなく、ツールが自動で必要な情報を取得してくれる点です。
マクロとRPAとの違いRPAの活用パターンを掲載！
Excelから取得したメールアドレスを使い、メールを自動送信する仕組みを作りましょう。以下の手順を参考にしてください。１．フローの作成Power Automateで新しいフローを作成します。インスタントクラウドフローを選び、手動でフローをトリガーします、で設定します。２．データ取得の設定「Excel Online」コネクタを使って、「表内に存在する行の一覧を表示」から、対象のテーブル名を指定します。３．各項目の初期化テーブルで入力されている項目が、No、会社名、氏名、メールアドレス,、請求書ファイルのパス、請求書ファイルのファイル名、だとしたら、それぞれの項目を初期化します。
「変数の初期化」を選んで、順番に初期化設定します。
名前：項目名（会社名、氏名など）、種類：文字列、で設定します。
４．それぞれに適用する、を設定
条件＞コントロールを設定します。
「以前の手順から出力を選択」で「value/body」を選択します。
続いて、変数の設定で、No、会社名、氏名、メールアドレス,、請求書ファイルのパス、請求書ファイルのファイル名を設定します。
名前は、：項目名（会社名、氏名など）、種類は動的コンテンツからテーブルで設定した項目で設定します。
５．条件の設定
テーブル内で、メールアドレスが空でなければ、メールが配信される、という設定にします。パスによるコンテンツの取得で、OneDrive、もしくは、SharePointで設定した、パスを取得します。
６．メール送信のカスタマイズ
「Outlook」を使用して、メールを送信する設定を行います。件名や本文は、Power Automateの動的コンテンツ機能を使って個別化できます。「△△株式会社 〇〇様」といった差し込み変数を設定すれば、個別に宛先を変えたメールをまとめて送信できます。トリガーを設定すれば、任意のタイミングでも、スケジュールを設定して自動的に送信することも可能です。
７．送信した後のテーブルの更新
送信完了後、送信された証跡を残すために、テーブルに「送信OK」と記載をさせることができます。
※フロー完成イメージ
Power Automateは、Excelやメール送信を効率化するのに非常に便利なツールです。その特徴である「ノーコード設計」と「幅広い連携性」により、多様な業務で活躍します。さらに、SNSを活用することで、コミュニティから新たなアイデアを得たり、問題解決のヒントを得たりすることができます。まずは簡単なフローを試し、小さな成功体験を積み重ねてみましょう。SNS上で共有すれば、同じ目標を持つ仲間とのつながりも生まれるはずです。手動作業に時間を取られる日々から解放されるために、今日からPower Automateを始めてみませんか？次回も業務効率化に役立つ情報をお届けします。どうぞお楽しみに！
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